Privacy Policy

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Federico Rosa, titolare della ditta individuale operante con denominazione commerciale CEPilot (di seguito "CEPilot", "noi", "nostro"), con sede in Costa Baldassini 5, 60035 Jesi (AN), P.IVA IT02574120222.

Email di contatto: info@cepilot.it

2. Dati Raccolti

Raccogliamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati di registrazione: nome, cognome, indirizzo email, ruolo (costruttore, consulente, importatore).
• Dati aziendali: ragione sociale, indirizzo, partita IVA, telefono, logo aziendale, referenti — dell'azienda dell'utente o, per i consulenti, dei clienti gestiti.
• Dati di progetto: informazioni relative alle macchine oggetto di marcatura CE (costruttore, modello, numero di serie, descrizioni tecniche, valutazioni dei rischi, manuali).
• Documenti tecnici: file caricati dall'utente (schemi, disegni, relazioni di prova, certificati) per la gestione del processo di conformità.
• Dati di fatturazione: ragione sociale, partita IVA, codice SDI, PEC, indirizzo di fatturazione.
• Dati di pagamento: gestiti in modo sicuro dal fornitore del servizio di pagamento. Non conserviamo i dati della carta di credito.
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, log di accesso, cookie tecnici.
• Dati di utilizzo: informazioni su come l'utente interagisce con la Piattaforma (solo previo consenso ai cookie analitici).

3. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

Trattiamo i tuoi dati per le seguenti finalità:

Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR):

• Fornitura del servizio di supporto guidato alla marcatura CE (checklist, analisi rischi, generazione documentale);
• Generazione del fascicolo tecnico, delle dichiarazioni di conformità e dei manuali;
• Elaborazione dei pagamenti e fatturazione.

Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR):

• Adempimenti fiscali e contabili;
• Conservazione della documentazione tecnica come previsto dalla Dir. 2006/42/CE e dal Reg. (UE) 2023/1230.

Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR):

• Sicurezza e integrità della Piattaforma;
• Prevenzione frodi;
• Miglioramento del servizio tramite dati aggregati e anonimizzati.

Consenso (art. 6.1.a GDPR):

• Marketing e comunicazioni promozionali;
• Cookie analitici e di marketing.

4. Condivisione con Terze Parti

Partner tecnologici (sub-responsabili del trattamento):

• Fornitori di infrastruttura cloud certificati (hosting e archiviazione dei dati);
• Fornitori del servizio di elaborazione pagamenti;
• Fornitori di modelli di intelligenza artificiale, utilizzati esclusivamente per l'elaborazione delle richieste dell'utente (vedi sezione 9);
• Fornitori di servizi email per le notifiche di servizio.

Tali partner operano come responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e sono contrattualmente obbligati a trattare i dati esclusivamente per le finalità indicate. I dati possono inoltre essere comunicati ad Autorità competenti, su richiesta legittima e nei casi previsti dalla legge.

Non vendiamo mai i tuoi dati personali a terze parti per scopi commerciali.

5. Conservazione dei Dati

Conserviamo i tuoi dati personali per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate:

• Dati account: per tutta la durata del rapporto contrattuale + 2 anni dopo la cessazione;
• Dati di progetto e documentazione tecnica: per la durata del progetto e per il periodo richiesto dalla normativa applicabile (generalmente 10 anni dall'ultima immissione sul mercato della macchina, ai sensi del Reg. 2023/1230);
• Dati fiscali e di pagamento: 10 anni (obbligo di legge);
• Log di accesso: 12 mesi;
• Cookie di marketing: fino alla revoca del consenso.

In caso di cancellazione dell'account, procederemo alla cancellazione irreversibile di tutti i dati entro 30 giorni, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

6. I Tuoi Diritti (GDPR)

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), hai diritto a:

• Accesso: ottenere conferma dei trattamenti in corso e riceverne copia (art. 15);
• Rettifica: richiedere la correzione di dati inesatti (art. 16);
• Cancellazione ("diritto all'oblio"): richiedere la cancellazione dei tuoi dati (art. 17);
• Limitazione: richiedere la limitazione del trattamento in certi casi (art. 18);
• Portabilità: ricevere i tuoi dati in formato strutturato e leggibile da macchina (art. 20);
• Opposizione: opporti al trattamento basato su legittimo interesse (art. 21);
• Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente (art. 7.3).

Per esercitare i tuoi diritti: info@cepilot.it

Hai inoltre diritto di presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

7. Sicurezza dei Dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati:

• Cifratura in transito (TLS) e a riposo;
• Controllo degli accessi basato sui ruoli (row-level security): ogni utente accede esclusivamente ai propri progetti e documenti;
• Accesso ai dati limitato al personale autorizzato;
• Backup periodici cifrati;
• Monitoraggio per rilevare accessi non autorizzati.

In caso di violazione dei dati (data breach) che possa comportare rischi per i tuoi diritti, ti notificheremo entro 72 ore dalla scoperta, come previsto dall'art. 34 GDPR.

8. Trasferimenti Internazionali

Alcuni dei nostri fornitori di servizi (es. infrastruttura cloud, modelli AI) potrebbero elaborare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, garantiamo che i trasferimenti avvengano nel rispetto del GDPR, attraverso:

• Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea;
• Garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 GDPR.

9. Uso dell'Intelligenza Artificiale

CEPilot utilizza modelli di intelligenza artificiale di fornitori terzi per assistere l'utente nella redazione della documentazione tecnica (analisi dei rischi, manuali di istruzioni, verifiche dei requisiti). I dati di progetto sono elaborati esclusivamente per generare contenuti per il singolo utente che li ha inseriti e non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

I fornitori di elaborazione AI operano in conformità al GDPR e trattano i dati esclusivamente per conto del Titolare. Tutti i contenuti generati dall'AI sono revisionabili e modificabili dall'utente prima della finalizzazione dei documenti.

10. Cookie Policy

L'utilizzo dei cookie è regolamentato dalla nostra Cookie Policy, che descrive le tipologie di cookie utilizzati e le modalità di consenso. Puoi gestire le preferenze tramite il banner mostrato al primo accesso o le impostazioni del tuo browser.

11. Minori

La Piattaforma CEPilot è destinata a professionisti e aziende e a persone che hanno compiuto il 18° anno di età. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se vieni a conoscenza che un minore ci ha fornito dati personali, contattaci a info@cepilot.it per procedere con la cancellazione.

12. Modifiche alla Privacy Policy

Possiamo aggiornare questa Privacy Policy periodicamente. Le modifiche sostanziali ti saranno notificate via email e/o attraverso un avviso prominente nella Piattaforma prima che entrino in vigore. L'uso continuato della Piattaforma dopo la notifica costituisce accettazione delle modifiche.

Versione corrente: 1.0 — In vigore dall'8 luglio 2026

13. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei tuoi dati personali:

• Email: info@cepilot.it
• Titolare del trattamento: Federico Rosa, ditta individuale operante con denominazione commerciale CEPilot
• Indirizzo: Costa Baldassini 5, Jesi (AN), 60035
• Partita IVA: IT02574120222

Per reclami: Garante per la Protezione dei Dati Personali — www.garanteprivacy.it